Contoh Pengendalian Rekaman (Sistem Manajemen Mutu ISO ISO 9001 : 2008)

4.2.4. Pengendalian Rekaman

Pemeliharaan catatan mutu di SG dimaksudkan untuk menjadi salah satu bukti pencapaian mutu yang disyaratkan, memudahkan evaluasi dan penelusuran apabila diperlukan.

Perusahaan melakukan Identifikasi, pemakaian, pengumpulan, indeks, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan menentukan waktu penyimpanan serta pemusnahan rekaman mutu. Rekaman mutu dapat berupa ‘hardcopy’ atau ‘softcopy’ harus dipelihara dan didokumentasikan untuk memenuhi standard mutu yang disyaratkan.  Kebijakan terhadap Rekaman mutu dilakukan sebagai berikut :

a)    Penanggung jawab koordinasi pengendalian catatan mutu adalah  Management Representative dan Secretariat ISO dan setiap kepala departemen bertanggungjawab terhadap catatan mutu dibagian departemennya.
b)    Pengendalian catatan mutu berupa identifikasi, pengumpulan,  pengindeks-an, filing dan penyimpanan catatan mutu diatur dalam prosedur.
c)    Catatan mutu harus didokumentasikan, dipelihara sedemikian rupa sehingga  mudah diperoleh apabila diperlukan.
d)    Daftar   catatan   mutu   diajukan  dari masing-masing  Kabag/Kadep dan selanjutnya dipelihara oleh Secretariat ISO  dalam Daftar Induk.
e)    Penyimpanan  dan  pemeliharaan catatan mutu ditetapkan dalam prosedur dengan memperhatikan lokasi, lama penyimpanan, kemudahaan dalam mencari serta  pengontrolan oleh bagian/unit terkait.
f)    Catatan  Mutu   yang telah melampaui masa penyimpanan harus dimusnahkan atau diberi identitas khusus.

Dokumen terkait : Prosedur Pengendalian Rekaman (QP-PRK-02)